La gestión de la información personal (email, agenda, calendario, tareas) es una de las piezas clave del uso profesional, y no sólo profesional, de un ordenador. Apple parece empeñada en desplazar a Microsoft Entourage, e ir más allá.

Desde el lanzamiento de iCal, hay pocas dudas de que Apple quiere envolver la experiencia informática de sus usuarios en sus propias aplicaciones: desde el email al chat y al navegador pasando por los programas esenciales para organizarse, parece claro que Apple quiere crear un “núcleo” de aplicaciones para gestionar de forma integrada las comunicaciones y la información del usuario.

En la Keynote de ayer (ya disponible en QuickTime en la web de Apple) pudimos ver algunas pequeñas piezas más que apuntan en la misma dirección.

Lo curioso (para algunos, lo divertido) es que estas piezas se han presentado al mismo tiempo que Apple acusaba de plagio y falta de innovación a la empresa que ha convertido la gestión de la información personal en un arma competitiva que es casi una “killer app”. Sí, estamos hablando de Microsoft, cuyo entorno Outlook (más que la muy diferente versión Mac, Entourage) es una de las aplicaciones clave en miles de empresas, y un arma competitiva muy seria de Microsoft frente a la competencia.

Nadie dice que Outlook sea original (de hecho ha ido absorbiendo funcionalidades típicas de otros, como Notes). Pero sí que es un producto adictivo.

Un poco por aquí…

Por un lado, tenemos iCal. Una aplicación de calendarios muy bien acabada pero que hasta la fecha no tenía realmente funciones de calendario compartido: podías publicar un calendario, y podías importar otro, pero no podías gestionar de forma conjunta el tiempo de un equipo, programando reuniones o actividades comunes para todos.

Eso se ha acabado. En Leopard viene una versión de iCal que apenas se mencionó de pasada en la keynote de ayer, pero que en la página de Apple afirma tener una serie de funciones muy interesante:

  • Adopta el estándar CalDAV para gestiones de calendarios de grupo. Es decir, no es un estándar cerrado sino uno que será compatible con casi todo lo que se mueva (y de la compatibilidad con Microsoft ya se ocupará Apple o terceras partes especializadas, como hasta ahora).
  • Aparece iCal Server para Mac OS X Server. Una pieza fundamental para llevar realmente la gestión de calendarios con iCal a la empresa.
  • Se anuncia una API para integrar estas funcionalidades en más aplicaciones para Mac OS X. Lo que no sólo extenderá las funcionalidades a más aplicaciones sino que aumentará el alcance de la propia iCal (si se usa una aplicación que no tire de la misma API, iCal probablemente no pueda ni leer los archivos generados; de este modo, aumenta la compatibilidad).
  • Se pueden crear grupos con la capacidad de coordinar sus calendarios. Dentro de estos grupos se puede consultar la disponibilidad manualmente… o incluso usar Auto Schedule para buscar automáticamente un hueco que les venga bien a todos.
  • Aparece un “event dropbox”, una casilla en la que colocar documentos que van a poder compartir todos los asistentes, desde texto a vídeo… aunque no usen iCal: se pueden enviar a los asistentes en cualquier caso. Una buena idea.
  • Gestión de ubicaciones. Aunque no está claro cómo (porque ésto suele ser cosa de otras aplicaciones) ahora iCal te permite ver y gestionar la disponibilidad de salas y recursos que se hayan dado de alta (posiblemente en el propio iCal Server). Otra buena idea.

En resumen: el nuevo iCal parece no sólo una buena aplicación para gestión de calendarios colectivos, sino una seria herramienta de colaboración en grupo. Muy seria, y con mucho futuro.

iChat

Aunque muchos aún no se lo crean (y otros le veamos poca gracia) hay que admitir que la mensajería instantánea se está convirtiendo en un modo de colaboración y comunicación muy importante dentro de las empresas (y fuera de ellas). Ahí, Microsoft tiene su MSN (poco amistoso con el Mac) y Apple tiene su iChat, que se porta bien con casi todos y (de un modo u otro) es compatible con casi todos.

El nuevo iChat, aparte de nuevas prestaciones muy interesantes, añade un par de guindas. En concreto, una que pega directamente en mitad de la frente a una aplicación de Microsoft llamada NetMeeting, que no existe para Mac y que permite esencialmente mantener una reunión a varias bandas y mostrar una presentación a todos los asistentes; a veces con chat, a veces con voz, pero en cualquier caso con tan poca efectividad que hay decenas de empresas que compiten por ese mercado.

La guinda anunciada ayer se llama iChat Theater, y permite mostrar “fotos de iPhoto, diapositivas de Keynote, o contenido de cualquier aplicación que soporte iChat” a “cualquier usuario de iChat o de AOL AIM”. A toda pantalla, y con calidad. Tendremos que verlo (así como el modo en que se percibe desde un cliente AOL sobre PC), pero da la impresión de que va a merecer la pena como aplicación de colaboración.

Y éso sin hablar de la encriptación y la telefonía IP. Aún.

Mail, sus Notas y sus tareas pendientes

Otra de las aplicaciones modificadas que se vieron ayer, y que además Jobs mostró en una cierta profundidad, es Mail. Las prestaciones de formateo y correo html tienen su interés como herramientas de productividad también (aparte de como modo de autoexpresión para usuarios de consumo), pero lo verdaderamente importante está en otra parte: las Notas y la lista de To Do.

Las Notas son una idea que (creemos) es original. Se trata de anotaciones asociadas a un mensaje, que a su vez son tratadas como mensajes y clasificadas en carpetas. Esto significa que podemos crear rápidamente una nota de dos líneas al recibir un email, para recordar las ideas que nos ha dado y p.ej. las tareas que hay que emprender. La versatilidad de las Notas parece muy seria, y la cantidad de gente que usa otro tipo de aplicaciones (o papeles de colores y tamaños varios) para guardar notas de este mismo origen, nos sugiere que Apple ha dado con un buen modo de aumentar la productividad personal.

Aunque lo crítico son las “tareas pendientes”. Aunque iCal ya permite definir tareas pendientes, ahora se ha integrado con el correo: desde cualquier email podemos definir uno (asociado a ese correo) incluyendo su fecha límite, alarmas, prioridades… Estos “To-Dos” (como los llama Apple) aparecen en iCal y son editables.

Y lo que es más importante, se pueden asignar To-Dos a terceros con los que se comparta grupo, sencillamente enviándoselos por email. Lo que a su vez replica eficientemente las tareas de creación y convocatoria de eventos de Outlook.

Otras piezas

Por supuesto, la integración de Mail con la Agenda es una de las principales razones para usar Mail, porque permite a su vez usar los datos en otras aplicaciones que se comunican con la Agenda. Jobs no anunció cambios en ésta, pero nos imaginamos que los contactos compartidos (poder definir grupos en la Agenda cuyos datos aparecen en la Agenda de todos los miembros del equipo) no andarán muy lejos.

Menos probable, pero muy útil, sería algo parecido a la gestión sencilla de proyectos podría cerrar el círculo. No hacen falta grandes cosas: sólo poder ver de forma fácil y centralizada qué proyectos hay, quién está implicado, qué documentos se relacionan con el proyecto, y sus fechas clave. Entourage no llega tan lejos.

Y lo que podría ser verdaderamente serio es romper el nuevo “producto estrella” corporativo de Microsoft: Sharepoint, el servidor de colaboración de la empresa de Gates, que permite crear “sites de equipo” donde se comparten documentos, se crean tareas, se gestionan suscripciones a información, se publica información común, y presuntamente hasta hay foros. El producto es extremadamente malo, pero es lo más sencillo que hay para que una empresa se monte una intranet flexible sin pararse a pensar demasiado, o a pagar demasiado (de momento) porque resulta que, a un nivel básico y sencillo, funciona. Eso sí, los “teamsites” funcionan regular con todo lo que no sea Explorer, y las funciones avanzadas de gestión de documentos sólo funcionan con la última versión de Office. Sobre los foros no comento porque me entra la angustia. Microsoft lo está usando para extender la dependencia de Office en las empresas. Estaría bien darles en los morros con una aplicación bien hecha. Quien sabe: podría ser una puerta de entrada al mundo corporativo.

iWork

Desde luego, la información personal que reúnen estas aplicaciones no está pensada para ser usada en iLife, aunque sí al revés (iChat Theater). Las aplicaciones de iWork tampoco sacan mucho partido de ella, aunque se integren bien.

No; esta información está más relacionada con FileMaker (que, no olvidemos, es de Apple por mucho que disimule). Y con la aplicación inexistente favorita de la casa, Numbers, la hoja de cálculo sencilla y de orientación gráfica, basada en estándares, bien conectable y escriptable, que podría desalojar a Excel de la mayor parte de los Macs… y motivar decisiones como la de retirar Visual Basic de Office para Mac.

Bien, Numbers no existe. Pero pensemos por un momento: viendo lo que está haciendo Apple con las aplicación de gestión de la información personal, ¿alguien se cree que quiere quedarse en el mercado doméstico? ¿Hay alguien que no piense que el plan pasa por ser independiente de Microsoft?

¿Y hay quien dude de que la dependencia de Microsoft, hoy por hoy, se llama Office?